Arbeitsanweisung

Was ist eine Arbeitsanweisung?

Mithilfe einer Arbeitsanweisung gibt der Arbeitgeber seinen Beschäftigten detailliert und rechtsverbindlich vor, wer, was, womit und wie zu erledigen hat.

Wer erstellt eine Arbeitsanweisung?

Im Prinzip kann jeder eine Arbeitsanweisung erstellen, diese muss aber vom jeweiligen disziplinarischen Vorgesetzten der Abteilung auf fachliche und inhaltliche Richtigkeit geprüft und schriftlich abgesegnet werden. Nach der Unterschrift des Firmeninhabers wird die Arbeitsanweisung rechtsverbindlich. Dieser sollte vor seiner Unterschrift entsprechend Rücksprache mit der Arbeitssicherheit halten, um zu gewährleisten, dass der Inhalt der Arbeitsanweisung keinen Verstoß gegen die geltenden Arbeitssicherheitsvorgaben, sowohl extern als auch intern, darstellt. Im Allgemeinen beschreiben Verfahrensanweisungen (oder auch Prozessbeschreibungen) den Ablauf eines Prozesses oder die Tätigkeiten innerhalb einer Abteilung oder eines Bereiches. Es sind keine Details enthalten. Die Arbeitsanweisung beschreibt einzelne Handlungen bzw. Arbeitsschritte ganz konkret, z. B. die Durchführung einer technischen Prüfung.

Vor- und Nachteile einer Arbeitsanweisung

• Mithilfe von Arbeitsanweisungen lässt sich die Effizienz aller Arbeitsabläufe steigern.
• Bei der Erstellung einer Arbeitsanweisung werden fest etablierte Arbeitsschritte überdacht.
• Durch Arbeitsanweisungen wird sichergestellt, dass alle Arbeiten einheitlich durchgeführt werden, bei gleichbleibendem Qualitätsniveau.
• Neue Mitarbeiter können viel schneller eingearbeitet werden.

Das Ziel der Arbeitsanweisung

Die Arbeitsanweisung hat zum Ziel, dass durch die Einführung einheitlicher Arbeitsschritte ein konstantes Qualitätsniveau der Dienstleistung und/oder der herzustellenden Produkte gewährleistet ist.

Der Unterschied – Verfahrensanweisung vs. Arbeitsanweisung

Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen werden oft in einem Atemzug genannt, sind aber noch lange nicht dasselbe. Während die Arbeitsanweisung konkrete Arbeitsschritte bzw. Arbeiten detailliert beschreibt, beschreiben Verfahrensanweisungen bzw. Prozessanweisungen komplexe Verfahren und Prozesse. (Korrekt)

Arbeitsanweisungen erstellen

Wie schreibt man eine Arbeitsanweisung?

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte die Arbeitsanweisung leicht verständlich formuliert und übersichtlich aufgebaut werden. Damit du beim Verfassen einer Arbeitsanweisung nichts vergisst bzw. übersiehst, haben wir für dich nachfolgend die zehn wichtigsten Leitfragen zusammengetragen.

Aufbau Arbeitsanweisung – die Leitfragen

Wer (Inhalt Mitarbeiter)?

Wer hat die in der Arbeitsanweisung aufgeschlüsselten Arbeiten zu erledigen?

Was (Inhalt Arbeitsgang)?

In der Arbeitsanweisung muss die auszuführende Tätigkeit möglichst detailliert beschrieben werden.

Wofür (Inhalt Arbeitszweck)?

Durch die Angabe des Arbeitszwecks bzw. des Grundes, warum diese Arbeiten auf die in der Arbeitsanweisung vorgegebene Art und Weise ausgeführt werden sollen, haben Arbeitnehmer oft mehr Verständnis dafür, warum dies notwendig ist. Die Akzeptanz seitens der Arbeitnehmer ist besser!

Wie (Inhalt Arbeitsablauf)?

In einer Arbeitsanweisung muss der komplette Arbeitsablauf aufgeschlüsselt werden. (Gibt es Optimierungsbedarf in deinem Unternehmen, bieten sich hier die besten Möglichkeiten.)

Womit (Inhalt Arbeitsmittel)?

In der Arbeitsanweisung muss auch stehen, mit welchen Vorrichtungen, Werkzeugen und/oder Maschinen die schriftlich festgehaltenen Arbeiten durchgeführt werden sollen und wie diese zu verwenden sind.

Wo (Inhalt Arbeitsplatz)?

Achte darauf, dass es zu keinen Missverständnissen kommt! Es muss genau erkenntlich sein,  für welchen Arbeitsplatz bzw. welches Arbeitssystem die Arbeitsanweisung gilt.

Wie viel (Inhalt Menge)?

Die Angabe der Menge, wie viel von etwas (z. B. von Gefahrstoffen) produziert werden soll, gehört ebenfalls in eine Arbeitsanweisung. Die Zahlen sollten nicht frei aus der Luft gegriffen werden, sondern machbar sein.

Wie lange (Inhalt Zeitbedarf)?

Gib in einer Arbeitsanweisung an, wie viel Zeit jeder einzelne Schritt benötigen darf bzw. sollte. Oder beschreibe hier den Regelzeitaufwand bzw. formuliere eine Zielvorgabe für den Normalfall. (Für die Ermittlung des tatsächlichen Zeitbedarfs gibt es effektive Methoden, die auch genutzt werden sollten. Verwende eine wirklichkeitsnahe Zeitvorgabe und orientiere dich dabei aber nicht an der Maximalgeschwindigkeit, um deine Mitarbeiter nicht unnötig unter Druck zu setzen!)

Wie gut (Inhalt Qualität)?

Die Vorgabe des Qualitätsniveaus des herzustellenden Produkts oder der durchzuführenden Dienstleistung stellt eine gewisse Kontinuität sicher.  Nach dem Grundsatz, nur was messbar ist, kann gemanagt werden, sollten Qualitätsstandards formuliert werden. Nur wenn die Qualität dauerhaft gewährleistet ist, kann sich ein Unternehmen zum Beispiel Gedanken über eine Zertifizierung machen.

Wie sicher (Inhalt Sicherheit)?

Bei der Erstellung der Arbeitsanweisung spielt die Arbeitssicherheit eine große Rolle. Darum ist es auch so wichtig, dass in der Arbeitsanweisung auch die Arbeitssicherheitsstandards vorgegeben werden, die bei der Produktion einzuhalten sind.

Checkliste Leitfragen Download

• Welche Mitarbeiter sollen die Arbeiten erledigen?
• Welche Arbeiten müssen durchgeführt werden?
• Wie soll gearbeitet werden?
• Womit bzw. mit welchen Arbeitsmitteln sollen die Arbeiten durchgeführt werden?
• Was ist der Zweck oder das Ziel der durchzuführenden Arbeiten?
• An welchen Systemen oder an welchem Arbeitsplatz sollen die Arbeiten durchgeführt werden?
• Wie viel soll hergestellt werden?
• Wie lange soll der Produktionsvorgang dauern?
• Wie hoch muss das Qualitätsniveau der durchzuführenden Arbeiten sein?
• Welche Arbeitssicherheitsmaßnahmen sind bei der Tätigkeit einzuhalten?

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Arbeitsanweisungen unterschreiben

In der Regel wird im Qualitätsmanagement-Handbuch einer Firma vorgegeben, wie mit Arbeitsanweisungen umzugehen ist. Eine solche Anweisung kann genau genommen von jedem erstellt werden, muss aber vom jeweiligen disziplinarischen Vorgesetzten der Abteilung auf fachliche und inhaltliche Richtigkeit geprüft und schriftlich abgesegnet werden. Erst nach der Unterschrift des Firmeninhabers wird die Arbeitsanweisung rechtsverbindlich. Dieser sollte sich vorher durch Rücksprache mit der Arbeitssicherheit absichern.

Wichtig: Ob eine Arbeitsanweisung rechtskonform ist oder nicht, kann nur ein Gericht ermitteln. Der Arbeitnehmer hat sich immer daran zu halten! Tut er das nicht, riskiert er eine Abmahnung! Aber auf jeden Fall gilt, wenn eine Arbeitsanweisung erstellt wurde und von den jeweiligen Vorgesetzten und dem Arbeitgeber oder einem seiner Vertreter unterschrieben worden ist, kann dem Unternehmen kein organisatorisches Verschulden nachgewiesen werden.

Abmahnung-Arbeitsanweisung nicht befolgt

Laut § 106 Gewerbeordnung (GewO) liegt es im Ermessen des Arbeitgebers, Zeit, Ort, Inhalt und Arbeitsleistung näher zu bestimmen, sollten die Arbeitsbedingungen nicht durch Betriebsvereinbarung, gesetzliche Vorschriften oder einen anwendbaren Tarif- oder Arbeitsvertrag reguliert werden. Mithilfe von Arbeitsanweisungen kann der Arbeitgeber rechtsverbindlich die Arbeitspflicht seiner Beschäftigten konkretisieren. Arbeitnehmer sind immer dazu verpflichtet,  sich  an die Weisungen des Arbeitgebers zu halten! Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Weisungen gesetzeskonform und arbeitssicherheitstechnisch unbedenklich für den Mitarbeiter sind.

Arbeitsanweisungen: Die Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers

Verweigert der Arbeitnehmer das Befolgen einer rechtskonformen Arbeitsanweisung, verstößt er gegen seine arbeitsvertragliche Hauptleistungspflicht. Diese Arbeitsverweigerung kann zu einer Abmahnung führen.

Ist der Arbeitnehmer der Meinung, dass es sich um eine rechtswidrige Arbeitsanweisung handelt, empfiehlt es sich dennoch, an die Arbeitsanweisung zu halten, gleichzeitig aber für eine gerichtliche Überprüfung der Rechtmäßigkeit zu sorgen.

Wichtig: Ist der Arbeitnehmer der Meinung, dass es sich um eine rechtswidrige Arbeitsanweisung handelt, ist der Arbeitgeber meist vom Gegenteil überzeugt. Würde der Arbeitnehmer sich in so einem Fall weigern, eine Arbeitsanweisung zu befolgen, wird er sich eine Abmahnung einhandeln, schlimmstenfalls sogar eine verhaltensbedingte Kündigung. Aus diesem Grund sollten sich Arbeitnehmer immer genau überlegen, ob es wirklich Sinn macht, den Streit mit dem eigenen Arbeitgeber so weit eskalieren zu lassen.

Wissenswert: Eine Arbeitsanweisung bezieht sich entweder auf die betriebliche Ordnung oder die auszuführenden Arbeiten, was häufiger der Fall ist. Aus diesem Grund kann das Ignorieren einer Arbeitsanweisung in folgenden Fällen auch eine Abmahnung nach sich ziehen.

• Pausenüberziehungen und ständige Verspätungen
• das Annehmen von Geschenken
• das Nichteinhalten bzw. Ignorieren von Zeitvorgaben
• unhöfliches Auftreten gegenüber der Kundschaft
• private Nutzung der Arbeitsmittel der Firma (Telefon, Computer, Maschinen usw.)

Arbeitsanweisung digitalisieren

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