Effizient arbeiten – So gelingt es auch dir

Anders formuliert: Wer länger an seinem Arbeitsplatz anwesend ist, der wird von seinem Chef als produktiver angesehen. Die Arbeitsergebnisse zeigen häufig jedoch ein anderes Bild. Für viele Mitarbeiter ergibt sich aus dieser Entdeckung heraus allerdings die Frage, wie sie mehr Arbeit in weniger Zeit verrichten können. Dazu kommen wir später noch einmal. Zunächst betrachtest du dich selbst bitte einmal.

Du kennst das ja von dir selbst am besten: Nach manch einem Arbeitstag gehst du hoch zufrieden mit deiner Effizienz nach Hause, an anderen wiederum hast du das Gefühl, dass du kaum etwas erarbeitet hast. Man ist eben nicht immer gut drauf. Aber wie sieht es generell mit deiner Effizienz aus? Nimmst du dir mal die Zeit, und machst du diesen einfachen und simplen Test.

Zutreffendes streichst du einfach durch. Dort, wo kein Strich ist, besteht auf jeden Fall noch Potenzial:

• Unangenehme Aufgaben erledige möglichst umgehen
• Auf meinem Schreibtisch/Arbeitsplatz herrscht Ordnung
• Ich nutze einen Wochen- bzw. Tagesplan Ich habe mir Möglichkeiten geschaffen, um möglichst ungestört arbeiten zu können
• Ich setze mir Ziele
• Ich setze Prioritäten und halte mich daran
• Ich bin so organisiert, dass ich Arbeitsmaterial- bzw. Unterlagen in kürzester Zeit zur Hand habe
• Ich kann den Zeitaufwand für Aufgaben gut einschätzen
• Ich versuche, eins nach dem anderen zu erledigen
• Ich arbeite gleichartige Aufgaben möglichst in Blöcken ab
• Ich suche immer nach Wegen, um Arbeitsabläufe immer wieder zu optimieren
• Ich kann Gespräche effizient abwickeln
• Ich kenne meine Leistungshochs, also die Tageszeit, in der ich besonders effektiv arbeiten kann.

Solltest du an einigen Punkten kein Häkchen gemacht haben, ist das kein Weltuntergang. Manchmal helfen schon kleine Verhaltensänderungen und die eigene Effizienz erlebt eine Steigerung. Wenn man z. B. morgens sein Leistungshoch erkannt hat, sollte man zu dieser Zeit die besonders anspruchsvollen Aufgaben erledigen und nicht nur beispielsweise die E-Mail-Korrespondenz.

So wie du soeben wahrscheinlich festgestellt hast, dass in dir noch Potenziale bezüglich der Arbeitseffizienz schlummern, liegen diese auch bei deinen Mitarbeitern verborgen und warten darauf, genutzt zu werden. An dieser Stelle möchte ich erneut zu den Mitarbeitern kommen, die sich die Frage stellen, wie sie womöglich mehr Arbeitsergebnisse in weniger Arbeitszeit erreichen sollen. Es mag hart klingen, aber die wenigsten Mitarbeiter arbeiten wirklich konzentriert und fokussiert. Wie häufig kommt es vor, dass durch Anrufe, Mails oder Anfragen der Mitarbeiter in seinem Arbeitsprozess gestört wird? Effektive Arbeit von 30 oder gar 40 Minuten am Stück ist häufig der seltenere Fall. Auch hier ist die Steigerung der Arbeitseffizienz kein Wunderwerk, vielmehr genauso eine Frage nach den richtigen Prioritäten und Routinen, wie du es in deinem eigenen Test auch feststellen kannst. Die Grundvoraussetzung für die Steigerung der Arbeitseffizienz liegt allerdings in der Arbeitshaltung jedes Einzelnen begründet.

Sätze wie z. B. „Das Telefon steht einfach nie still“ oder „Meine Kollegen stören mich ständig“ sind ein Beispiel dafür, dass der Mitarbeiter deren Probleme und Ursachen externalisiert, sprich bei anderen sucht. Ein Leitsatz im Coaching lautet: „Wem Sie die Schuld geben, dem geben Sie auch die Macht.“ Übertragen auf diese Situation, bedeutet es, dass der Mitarbeiter die Schuld bei den Kollegen oder dem Arbeitsumfeld sucht und sich somit hilf- und machtlos der Situation gegenüber fühlt und es gar nicht erst versucht, etwas daran zu ändern. Natürlich beeinflussen das ständig klingelnde Telefon oder die störenden Kollegen tatsächlich die Arbeitseffizienz, allerdings liegt es auch an dem Mitarbeiter, diese weitestgehend aus der Welt zu schaffen (komplett ist kaum möglich). Um mehr Ruhe für gewisse Arbeitsschritte zu haben, können beispielsweise flexible Arbeitszeiten helfen. Somit kann man in den ruhigeren Zeiten (früh oder spät) an die Arbeitsschritte herangehen, die in dem normalen Durcheinander des Tages häufig nur nachlässig zu erledigen sind.

Und auch die Selbstorganisation kann der Mitarbeiter verändern. Nur muss der Mitarbeiter einerseits die entsprechende Arbeitshaltung mitbringen und andererseits die Erkenntnis erlangen, dass bei ihm noch viele Potenziale schlummern.

Tipp: Lasse diesen Mitarbeiter einmal den simplen Test machen, den du zu Beginn dieses Textes bereits gemacht hast. Deinem Mitarbeiter wird es wahrscheinlich nicht viel anders ergehen wie dir. Erkenntnisse purzeln vom Himmel.

Als Fazit aus dem Test lassen sich dann für den Mitarbeiter genauso kleine und größere Schlüsse ziehen. In der Regel z. B. Dinge wie:

• Durch Zusammenfassen von mehreren kleinen Aufgaben (Telefonate, Mails, Ablage von Akten, Beurteilungen …) diese in einem Zeitraum und am Stück erledigen
• Erhöhung der Qualitätszeit, also der Zeit, in der besonders effektiv gearbeitet werden kann, mit besonders wenigen Ablenkungen, in der Hochphase des Leistungsvermögens am Tag
• Ziele und Prioritäten setzen
• Tages- bzw. Wochenplan erstellen und daran halten
• eine Sache nach der anderen erledigen
• Möglichkeiten schaffen, um auch mal ungestört zu arbeiten

Außerdem sind 2 Prinzipien wirklich wichtig, um effizient zu arbeiten:

• Wichtiges erkennen und konsequent am Richtigen arbeiten

Hierzu kann ich dir noch ein Prinzip vorstellen, welches du vielleicht für dich gut nutzen kannst:

Das Eisenhower-Prinzip

Sichte alle anstehenden Aufgaben. Überlege bei jeder Einzelnen: Ist sie wichtig oder unwichtig? Dringend oder nicht  dringend? Daraus entstehen 4 Kategorien, die du mit unterschiedlicher Priorität behandelst:

A = wichtig und dringend: Alle A-Aufgaben musst du erstrangig, am besten noch heute erledigen.

B = wichtig, aber nicht dringend: Für deine B-Aufgaben solltest du regelmäßig Zeit einplanen, damit die A-Aufgaben nicht überhandnehmen.

C = dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben solltest du nur machen, wenn keine A- und B-Aufgaben mehr anstehen, ansonsten besser delegieren.

D = weder wichtig noch dringend: Diese Aufgaben vergisst du – sie sind nur Zeitfresser, und je mehr Zeit du für die wichtigen Aufgaben hast, desto intensiver kannst du diese auch bearbeiten.

Um die Arbeitseffizienz zu steigern und effektiver mit den Ressourcen umzugehen, ist ein wichtiger Punkt, die Zeitdiebe zu erkennen.

E-Mails bearbeiten und Besprechungen sind die größten Zeitdiebe

Studien zeigen, dass Mitarbeiter in Büros bis zu 2 Stunden am Tag mit der Bearbeitung von E-Mails beschäftigt sind. Eine Ursache hierfür liegt im beständig steigenden Kommunikationsaufwand. Doch nicht nur für Bürotätige steigt dieser Aufwand. Im Durchschnitt verbringen Bürotätige einen Tag der Arbeitswoche mit dem Beantworten von Mails und einen Tag der Arbeitswoche in Besprechungen. Hieraus kann man ableiten, dass nur 3 effektive Arbeitstage in der Woche bleiben. Diesen Kommunikationsaufwand muss man reduzieren und so gering wie möglich halten, ansonsten haben alle anderen Hilfestellungen bezüglich der Verbesserung der Arbeitseffizienz keinen Sinn.

Tipp: Mache dir einmal die Mühe und dokumentiere für ausgewählte Mitarbeiter 2 bis 4 Wochen lang den jeweiligen eigenen Arbeitsablauf, aufgeteilt in E-Mail-Verkehr, Besprechungen usw. Die Ergebnisse wirst du erkennen lassen, wie viele Potenziale noch hinsichtlich der Arbeitseffizienz in deinem Betrieb schlummern.

Fazit

Fange bei dir an, beobachte dein eigenes Handeln, deinen eigenen Umgang mit der Arbeitseffizienz. Mache mit dir selbst den Test, versuche, anhand deiner Ergebnisse einige kleine Schrauben an deinem Verhalten zu drehen. Und rekapituliere nach etwa einem Monat, was du herausgefunden hast, wie sich dein Verhalten auf deine Effizienz auswirkt. Prüfe ehrlich, welche Methoden du wirklich anwendest. Überlege schließlich noch einmal, wo deine Defizite liegen, und erweitere eventuell nochmals deine Veränderungen. Und gehe dann auf deine Mitarbeiter zu. Bringe sie auf deinen Wissensstand.

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