Feste feiern – So machst du deine Unterweisung attraktiver

So haben wir eine mittelständische Druckerei im Kundenstamm, die für einen Samstag eine Brandschutzunterweisung angekündigt hat. Die Mitarbeiter werden positiv überrascht sein, denn neben den Übungen mit dem Feuerlöscher wird sie ein Betriebsfest erwarten. Das hilft zum einen die Inhalte einprägsamer zu machen und kann zum anderen die Unterweisung attraktiver machen.

Die Überlegung der Inhaber war ganz einfach: Betriebsfeiern stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit dem Arbeitgeber. Warum also nicht das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden? Nicht nur Weihnachtsfeiern und Jubiläen sind eine Herausforderung und Chance für die Mitarbeiterkommunikation. Ausgelassen feiern? Mehr über die Mitarbeiter erfahren? Die eigene (Führungs-)Rolle deutlich einnehmen? – Eine Aufgabe, die nicht immer einfach ist. Ein Firmenfest stellt nicht nur eine große Herausforderung für alle, insbesondere beim Miteinander dar.

Die Rede

Bei einem solchen Anlass wird eine Rede der verantwortlichen Führungskraft oder des Organisators mit Spannung erwartet und großem Interesse verfolgt. Dabei die  richtige Mischung zwischen einer deutlichen Ansprache und einer feierlichen Lockerheit zu finden stellt jeden Redner in solchen Momenten vor eine große Aufgabe.

Der Weg zu einer motivierenden Rede

Ein Betriebsfest eines Unternehmens ist mehr als eine normale Festlichkeit. Ein Betriebsfest ist und sollte stets ein kleiner Höhepunkt im Geschäftsabschnitt sein, um der Belegschaft und den Mitarbeitern für die erbrachte Leistung zu danken.

Es kann aber auch Motivation und Wertschätzung sein. So hat der Betreiber eines Freizeitbades vor der Neueröffnung das Personal zu einem zweitägigen Betriebsausflug zusammengeholt. In diesen zwei Tagen wurden wichtige Unterweisungen für die Sicherheit und Organisation des Betriebs durchgeführt. Gleichzeitig wurde diese Zeit aber auch zur Teambildung effektiv genutzt.

In ihrer einleitenden Rede hat die verantwortliche Führungskraft den Blick auf all die wichtigen Dinge gelenkt, die vom Personal erwartet werden, aber auch auf die Dinge, die geschätzt werden sollten – ob beruflich oder privat. Die zwei Tage wurden zu einem vollen Erfolg und die Mannschaft startete wenige Tage später problemlos und erfolgreich in ihre neue Aufgabe.

Nachfolgend habe ich sieben Tipps für eine motivierende Ansprache für dich zusammengestellt:

1. Definiere deine Zielgruppe

• Wer sitzt dir gegenüber?
• Arbeiten diese Personen tagtäglich zusammen?
• Kennen sich alle persönlich?
• Haben diese gemeinsame Erfahrungen und Erlebnisse, auf die du in deiner Ansprache eingehen könntest?
• Sehen sich die einzelnen Mitarbeiter nur ein- bis zweimal die Woche?
• Teilen deshalb nicht alle die gleichen Erlebnisse?
• Auf welche übergreifenden Inhaltsaspekte musst du dann zurückgreifen, um alle Zuhörer anzusprechen?

Beispielsweise die gemeinsam geschulterte Einbindung einer neuen Kundenzielgruppe oder die Steigerung des Umsatzes.

Wenn du diese Fragen beantwortest, notiere dir bereits die ersten Stichpunkte. Diese helfen dir dann, das Interesse aller Mitarbeiter zu erregen.

2. Konzentriere dich auf 3 Kernbotschaften

Überfrachte deine Ansprache nicht mit zu vielen Botschaften und Inhalten, schließlich willst du ja deine Zuhörer motivieren. Konzentriere dich also auf maximal drei Kernbotschaften.

Hier ein Beispiel:

• Botschaft 1: Die Arbeitsplätze sind sicher.
• Botschaft 2: Dein Einsatz hat das Unternehmen in der jüngsten Vergangenheit gestärkt.
• Botschaft 3: Dank deiner Mitwirkung ist die Anzahl unserer Arbeitsunfälle deutlich zurückgegangen, das hat uns die Achtung unserer Auftraggeber und neue Aufträge eingebracht

Untermauere jede einzelne deiner Kernbotschaften mit kleinen Beispielen und Fakten. Zeige auf, weshalb dies so ist – nachfolgend am Beispiel der Botschaft 3:

„Dadurch, dass wir alle unsere Staplerfahrer in den letzten zwölf Monaten noch einmal geschult haben, sind sie alle viel umsichtiger beim Umgang mit den Fahrzeugen geworden. Die Beschädigungen an Waren haben im Verhältnis zu früher um mehr als 70% abgenommen und wir hatten in den letzten neun Monaten keinen Unfall. Danke für Ihre Mitwirkung!“

3. Hebe Positives hervor

Im Fokus deiner Rede sollten Erfolge und positive Entwicklungen liegen, wie es gerade schon an der Beispielbotschaft 3 beschrieben wurde. Unabhängig davon, welche Krisen oder Schwierigkeiten das Unternehmen vielleicht gerade durchlaufen musste: Vermeide in deiner Rede Aussagen wie:

•     „… in einer Krise können wir heute einmal durchatmen …“ oder
• „… es ist schön, dass wir trotz einiger Konflikte im Team heute so friedlich zusammensitzen können.“

Du wirst durch solche Worte nicht zur Motivation der Mitarbeiter beitragen. Vielmehr werden dadurch Demotivation und Verärgerung noch erhöht und der Einstieg in die Feier gestört.

Stärke daher deine Mitarbeiter mental und hebe Positives hervor:

•  „… trotz einer Krise haben wir zusammengehalten; sie hat uns zusammengeschweißt und stärker gemacht, als wir es jemals waren. Wir wissen jetzt, wir können uns aufeinander verlassen …“
• „… obwohl wir eine schwierige Ausgangslage mit einer hohen Anzahl an Unfällen hatten, haben Sie alle mitgeholfen, und wir haben es gemeinsam geschafft, die Kriterien für ein erfolgreiches Arbeitsschutzmanagement zu erfüllen. Mit diesem Nachweis haben wir alle gemeinsam unser Unternehmen zukunftsfähig gemacht.“

4. Bedanke dich konkret

Sprich in deiner Rede deine Wertschätzung deutlich aus. Verbalisiere deine Anerkennung. Lobe! Gib positives Feedback. Konkretisiere deinen Dank! Dadurch zeigst du deinen Zuhörern deine Wertschätzung. Sei es für die Effizienz im Team oder auch die Optimierung der Zusammenarbeit.

5. Produziere Bilder des Erfolgs

Deine Rede darf visuell ansprechen, d. h., setze Metaphern und Redewendungen ein, die sofort Bilder in den Köpfen deiner Zuhörer entstehen lassen:

•  „… wir sitzen in einem Boot. Gemeinsam können wir an Fahrt aufnehmen und unsere Konkurrenz hinter uns lassen …“

6. In der Kürze liegt die Würze

Nichts ist schlimmer als lange Reden von Vorgesetzten und Führungskräften. Fasse dich kurz. Deine Rede und deine Worte des Dankes sind wichtig. Doch deine Mitarbeiter wollen dann auch miteinander feiern. Deshalb sollte deine Rede nicht länger als 15 Minuten dauern.

Tipp: Probe deine Ansprache zuerst vor dem Spiegel. Bitte eine dir nahestehende Person, sich die Rede vorher einmal kritisch anzuhören. Ein erfahrener Betriebsratsvorsitzender hat mir vor kurzem erzählt, dass er jede seiner Reden vorher vor dem Hausmeister hält. Stoppe deine Zeit – und kürze, falls du die 15 Minuten überschritten haben solltest.

7. Stoße gemeinsam an und eröffne das Buffet

Beende deine Rede mit einer gemeinsamen Handlung oder einem Ritual:  „Ich erhebe jetzt mein Glas, um mit Ihnen allen anzustoßen: Auf ein fröhliches Miteinander, nach einer erfolgreichen und nachhaltigen Unterweisung! … Lassen Sie uns jetzt zum geselligen Teil übergehen, denn das Buffet lacht uns mit seinen Köstlichkeiten schon viel zu lange an.“

Neue Aufgaben während der Feier

Nachdem nun der offizielle Teil für dich als Führungskraft beendet ist, stehen dir neue Aufgaben bevor. Betriebsfeste sind gute Chancen, den Mitarbeitern nahe zu sein und Kontakt herzustellen. Studien haben ergeben, dass Arbeitnehmer in Deutschland im Durchschnitt weniger als zwei Stunden im Jahr mit ihrem Arbeitgeber bzw. ihren Vorgesetzten sprechen. Das ist zu wenig.

Mitarbeiterführung gelingt dann, wenn ein Vertrauensverhältnis herrscht. Für Vertrauen braucht es aber einen guten Kontakt zwischen Arbeitgeber/Führungskraft und Arbeitnehmer. Betriebsfeste sind eine gute Chance, sich ungezwungen kennenzulernen.

Es stellt sich an dieser Stelle also nicht die Frage, ob du als Führungskraft bei einer Firmenfeier mitfeiern solltest oder vielleicht dadurch deine Autorität untergräbst. Natürlich solltest du auch ausgelassen sein und es ist eine Aufgabe als Führungskraft mitzufeiern.

Häufig stellt sich die Problematik, dass Mitarbeiter den Smalltalk mit einer Führungskraft scheuen. Häufig ist der Chef für die Mitarbeiter ein unbekanntes Wesen. Von sich aus suchen sie oftmals nicht den Kontakt zum Vorgesetzten oder das Gespräch. Und leider halten sich auch die Entscheider häufig zurück. Oft sieht man Führungskräfte auf Betriebsfeiern allein oder in Grüppchen unter sich. Doch das ist das falsche Signal. Die Mitarbeiter nehmen die Führungskräfte so als einen kleinen, geschlossenen Kreis wahr. Das kann bestehende Unsicherheiten vergrößern und sogar Misstrauen schaffen. Besser ist es, als „Chef“ aktiv den Smalltalk mit möglichst vielen Mitarbeitern zu suchen. Verteile deine Zeit und Aufmerksamkeit bei Firmenfeiern gerecht. Der Hausmeister, die Putzfrau und das Kantinenpersonal haben ebenso ein paar nette Worte verdient wie der Leiter des Controllings. Für dich gilt: Natürlich kannst du nicht mit allen Mitarbeitern sprechen, aber sorge dafür, dass du und deine Stellvertreter zumindest mit einem Mitglied aus jeder Abteilung gesprochen haben.

Tipp: Damit du im Smalltalk nicht gezwungen wirkst, beziehe dich beispielsweise auf den Veranstaltungsort, das Essen oder die Musik. Meist plätschern diese Gespräche an der Oberfläche vor sich hin. Es geht in diesen Gesprächen nicht darum, Interna zu besprechen oder aktuelle Probleme zu behandeln. Auch musst du dich nicht zwingend auf die gerade durchgeführte Unterweisung beziehen.

Es kann aber häufig dazu kommen, dass deine Mitarbeiter dich auf Missstände oder Probleme ansprechen. Diese Themen haben auf einer Betriebsfeier keinen Platz. Biete deine Gesprächsbereitschaft an, allerdings nicht zu diesem Zeitpunkt, sondern in einem Gespräch einige Tage später. Halte dieses Angebot dann aber auch ein und verabrede zeitnah einen Gesprächstermin.

Und der Rest des Abends …

Als Führungskraft hast du eine Vorbildfunktion. Wenn du als Chef die Krawatte ablegst, kannst du es deinen Mitarbeitern nicht übel nehmen, wenn sie das ebenfalls tun. Wenn du tanzen kannst und willst – mache das. Es ist sicher ein großer Spaß für dein Team. Wichtig ist jedoch, dass du zu angemessener Zeit signalisierst, dass der offizielle Teil beendet ist. Mitarbeiter mit familiären Verpflichtungen wollen vielleicht früh nach Hause, aber bleiben ansonsten aus Anstand. Verkneifen solltest du es dir, als Letzter zu gehen.

Unterweisung attraktiver machen

Fazit: Du solltest die Erlebnisse der Betriebsfeier für die Mitarbeiterführung nutzen. Du hast mit deinem Team etwas Gemeinsames erlebt, an das du erinnern kannst. Und freue dich darüber, wenn in den Tagen nach der Feier eine gelöste Stimmung im Büro herrscht. Das ist das sicherste Zeichen dafür, dass das Fest ein Erfolg war. Blicke einer Betriebsfeier stets positiv entgegen. Die Feier mit deinen Mitarbeitern kann euch nicht nur einen schönen Abend bescheren. Vielmehr kann dieser Abend das Betriebsklima beeinflussen und dein Ansehen bei den Mitarbeitern steigern, den Kontakt verbessern und dir einen guten Einblick in die Mitarbeiterstruktur gewähren. Durch deine Rede kannst du das Team einschwören und Dank an die Mitarbeiter richten. Eine gelungene Betriebsfeier ist häufig mehr wert als viele Teamsitzungen oder Einzelgespräche und wird nachhaltig wirken. Nichts ist also leichter, als das Nützliche mit dem Erfreulichen zu verbinden und letztlich eine Unterweisung attraktiver machen.