So gestaltest du deine Unterweisungen mit nachhaltigem Erfolg

Beispiel

Herr M. aus K. muss die jährliche Unterweisung mit seinen Mitarbeitern durchführen. „Wieder so eine Pflicht, die nur Zeit kostet und eigentlich nichts bringt“, denkt sich Herr M. Aber er weiß sich in seiner Not zu helfen. Schnell ist der Film in den Rekorder eingelegt, die DVD abgespielt, die nötigen Formulare ausgedruckt und die Unterschrift des Unterwiesenen eingeholt. Und Herr M. kann sich – während der Film 45 Minuten läuft – nebenbei mit seiner Schichtplanung für den kommenden Monat beschäftigen. Die DVD hat er bereits seit ein paar Jahren, die spielt er zu jeder Jahresunterweisung ab. Fragen gibt es keine nach dem Film, das findet Herr M. auch gut so.

Dieses Beispiel ist aus der Praxis. Immer wieder wird das Thema Unterweisung mit solch einem immer wiederkehrenden Film abgearbeitet. Wie viel Inhalt ist von diesem Film tatsächlich beim Unterwiesenen angekommen? – Es sind unter 20 %. Auch wenn die Zuhörer den Film nun das zehnte Jahr in Folge gesehen haben, die Zahl wird sich nicht erhöhen lassen. Der Grund für dieses geringe Verarbeiten des Gehörten und Gesehenen liegt ganz einfach in der Art der Gestaltung der Unterweisung. Damit du nicht auch in diese Unterweisungsfalle tappst, erfährst du hier verschiedene Grundlagen des Visualisierens und kleine Handlungshilfen dazu.

Zielgruppe: Wen betreffen deine Unterweisungen?

Im Vorfeld solltest du dir Gedanken über dein Unterweisungsziel und auch deine Zielgruppe machen. Hierzu sind Aspekte wichtig, die du aus der Gefährdungsbeurteilung heraus gewinnst, aus den Gesprächen mit den Kollegen oder durch eine Veränderung in den Arbeitsprozessen.

Handlungshilfe:

• Was ist dein Ziel: Willst du informieren, begeistern, Entscheidungen herbeiführen, überzeugen oder aufrütteln? Was sollen deine Zuhörer nach deiner Präsentation des Themas tun, wie sollen sie sich fühlen? Ist für dein gewähltes Thema eine sachlich-nüchterne oder persönlich-emotionale Visualisierung geeignet?
• Welches Vorwissen oder auch welche Einstellung zu dem Thema haben deine Zuhörer? Was könnte sie beruflich bewegen? Wie sehen vielleicht die Wünsche, Interessen und Sorgen aus? Was erwarten die Zuhörer, was sind sie evtl. gewohnt? Und will man diese Erwartungen erfüllen – oder mit etwas anderem überraschen?
• Warum ist genau dieses Thema für die Zuhörer wichtig und warum sollen sie dir hier und jetzt zuhören?

Die Basis der nachhaltigen Unterweisung sollte das Visualisieren sein. Hierbei gibt es unterschiedliche Kanäle, deren man sich bedienen kann. Ob es die PowerPoint-Präsentation ist, der Film, das Flipchart, eine Pinnwand oder Poster, Modelle oder Tafelbilder. Auch Handouts dienen der Visualisierung. Eine Unterweisung auf ein Medium gestützt, reicht nicht aus. Der Wechsel beispielsweise von der PowerPoint-Präsentation zu einem kurzen Videoeinspieler (ca. 5 Minuten, nicht deutlich länger) oder ein Wechsel zwischen Flipcharts, Postern und Handouts sind gute Beispiele für lebendige Präsentationen bzw. Visualisierungen eines Themas. Die 6 Grundprinzipien der Visualisierung lauten: Farben, Einheitlichkeit, Kürze, Ordnung, Angemessenheit, Einfachheit.

Einfachheit – „Keep it simple“

Der Zuhörer sollte visuelle Eindrücke ohne große Anstrengung verstehen können. Die grafische Botschaft muss einfach gehalten werden. Frei nach dem Motto: „Keep it simpel and stupid“. Störende und ablenkende Dinge für den Leser oder Zuhörer sollten weggelassen werden. Einfliegende Grafiken in einer PowerPoint-Präsentation oder 3-dimensionale Objekte sowie Verzierungen ziehen die Energie des Zuschauers in die falsche Richtung.

Komplizierte Schaubilder, in denen zu viele verschiedene Elemente miteinander in Verbindung gebracht werden, behindern die Konzentration der Zuschauer. Auch zu viel Text innerhalb einer Folie oder auf einem Flipchart sorgt für ein erschwertes Verständnis bei den Zuschauern. Diese Art der Visualisierungen behindert die Konzentration der Zuhörer und wirkt sich sogar kontraproduktiv aus, da sie im Vereinfachungsprozess der Wahrnehmung zu absolut unbeabsichtigten Schlussfolgerungen führen können. Bei Textvisualisierungen solltest du geläufige Wörter in Halbsätzen oder Stichwörtern nutzen. Du solltest so konkret und anschaulich wie möglich formulieren. Wenn die Darstellungen zu abstrakt oder kompliziert sind, braucht der Leser viel Zeit zum Lesen und Verstehen – vielleicht einfach zu viel Zeit.

Angemessenheit – Wir denken visuell

Die Visualisierung sollte der Zielgruppe gegenüber angemessen sein. Bunte und lustige Darstellungen passen vielleicht besser zu einer Gruppe mit vielen Auszubildenden als in einen Vortrag vor der Managementebene.

Gliederung – Ordnung vereinfacht

Gut strukturierte Folien, Charts, Poster und Bilder erleichtern dem Zuschauer das Verständnis und steigern die Wirkung. Man kann sie symmetrisch, in einer Reihe, rhythmisch (regelmäßige Wiederkehr bestimmter Elemente) oder dynamisch (zeigt Bewegung oder Veränderungen an, Linien, die stiegen oder fallen usw.) anordnen.

Kürze und Prägnanz – kurz und würzig

Als Hilfe für die Prägnanz kann dir die Frage dienen: Was will ich dem Zuhörer mit diesem Punkt sagen und warum ist das für ihn wichtig? Insbesondere bei Texten gilt: Texte müssen sich deutlich von dem Gesprochenen absetzen und auf das Wesentliche reduziert sein. Das erreichst du auch durch das Ersetzen von Wörtern durch Zeichen, Symbole, Bilder, Skizzen oder Diagramme.

Einheitlichkeit – Wiedererkennung hilft

Du solltest mit einem einheitlichen Layout bei deinen Folien und Flipcharts für Wiedererkennung sorgen. Das betrifft:

• Farben generell
• Formate, z. B. Maße von Bildelementen und Formen
• Schriftfarben, -arten und -größen
• Anordnung: Wo steht was?

Es sollten z. B. Überschriften einheitlich in Gestalt, Farbe, Größe und Positionierung gestaltet sein. Ähnliche Informationen sollten mit gleichen Farben gekennzeichnet werden. Dieses vereinfacht den Zuschauern, aufeinander bezogene Objekte miteinander in Verbindung zu bringen.

Bei PowerPoint heißt das, dass du einmal im Vorfeld mit Folienmastern entsprechend definierst, wie du dir den Standard vorstellst. Bei Flipcharts ist das schon etwas schwieriger. Überlege dir vorher, wie du die Überschriften abheben willst, wie Aufzählungspunkte aussehen sollen und welche Größen du einsetzen möchtest (bei Flipcharts die Buchstaben mindestens 10 cm groß). Dieses durchgängige Layout wirkt außerdem auch durchdachter und professioneller. Solltest du in der Präsentation explizit ein Ausrufezeichen setzen wollen, macht die Abweichung vom Layout auch mal Sinn.

Farben – funktional einsetzen

Farben können gezielt und sinnvoll eingesetzt werden (also funktional, konsequent und sparsam), können hervorheben, Bedeutung tragen, Struktur verdeutlichen und Verständlichkeit erhöhen.

Medien – der Zweck bestimmt

Bei der Auswahl des entsprechenden Mediums ist es wieder wichtig, dass dir klar wird, zu welchem Zweck du dieses auswählst. Suche dir wie in unserem Beispiel am Anfang lediglich einen langen Film aus, der bereits mehrfach gesehen wurde, ist dir sicherlich nicht der Vermittlungsgehalt wichtig, sondern vielmehr das Nachkommen einer lästigen Pflicht. Um deinem Unterweisungszweck aber Genüge zu tun, solltest du dir zur Entscheidungsfindung einige Fragen stellen:

• Welche Visualisierungen passen zu den Inhalten und Zielen deiner Veranstaltung und erfordern daher den Einsatz der dazugehörigen Medien?
• In welchem Rahmen findet die Veranstaltung statt und was erwartet die Zielgruppe?
• Welche Medien sind denn überhaupt dazu vorhanden, und über welche technischen Möglichkeiten verfügt der Raum, in dem du präsentieren wirst?
• Wie viel Zeit hast du für die Vorbereitung und Erstellung der Visualisierung zur Verfügung?
• Mit welchen Medien arbeitest du am liebsten und strahlst deshalb dabei Souveränität und Ruhe aus?

Medien – professionell einsetzen

Natürlich macht es Sinn, die PowerPoint-Präsentation als ein Medium zu verwenden. Mit deren Hilfe lassen sich verschiedene Medien einfach einbinden, z. B. Fotos, Grafiken, Filme, und die Vorbereitung ist simpel, aber strukturiert möglich. Flipcharts sind für eine Unterweisung absolut sinnvoll, da sie einerseits fast überall verwendet werden können (auch wenn mal kein Beamer vorhanden ist). Das Flipchart hat den Vorteil, dass aktiv in der Präsentation noch gearbeitet werden kann und somit der Dialog mit den Zuhörern sehr gut möglich ist. Der Kontakt zu den Teilnehmern ist also stark. Ergebnisse im Verlauf des Gesprächs können direkt dokumentiert werden. Das Flipchart ist eine sinnvolle Ergänzung zur PowerPoint-Präsentation.

Der kurze Film ist ein gutes Medium, um das Gesagte noch mal zu unterstreichen und auch um eine Lockerheit in die Präsentation zu bekommen. Ein Infofilm sollte aber nicht länger als 5 Minuten sein. Insbesondere bei Unterweisungen macht es Sinn, mit vielen Bildern zu arbeiten. Die nachhaltigsten Bilder sind Bilder aus dem eigenen Umfeld. Personen sollten unkenntlich sein, aber wenn die Teilnehmer erkennen, dass es sich hierbei um deren Arbeitsraum handelt, ist die Aufmerksamkeit deutlich höher und auch das mögliche Entsetzen bei aufgedeckten Arbeitsschutzmängeln. Genauso verhält es sich mit kleinen Modellen. Vielleicht hast du ja mal eine Bohrmaschine aus dem Verkehr gezogen, an der das Kabel nicht das Originalkabel und das Gehäuse an vielen Stellen defekt war. Oder du hast mal einen durchgeschmorten Dreifachstecker entdeckt. Bewahre diese Modelle auf und verwende diese immer mal wieder bei deinen Unterweisungen. Der Effekt ist sehr positiv.

Fazit

Es macht Sinn, sich nicht nur die Frage nach der Visualisierung und einem geeigneten Medium zu stellen, sondern auch nach der Möglichkeit der Kombination mehrerer Medien. Kann man beispielsweise mehr Leben in eine Präsentation zaubern durch einen einfachen Medienwechsel von PowerPoint zu Flipchart? Oder ermöglicht einem die Kombination verschiedener Medien evtl. einen Ausgleich von Schwächen des anderen Mediums? Nutze diese Möglichkeiten, und mache deine Unterweisung spannend, lebendig und schlüssig, indem du Medien sinnvoll und unterschiedlich einsetzt und kombinierst. Es lohnt sich, denn so gestaltest du deine nächste Unterweisung nachhaltig!